Ratgeber · Phase 4: Abrechnen
Die Abrechnung entscheidet, ob ein Basar als gelungen in Erinnerung bleibt. Verkäufer wollen am selben Abend wissen, was sie verdient haben, und der Verein will wissen, was übrig bleibt. Beides gelingt, wenn jeder Verkauf sauber einer Verkäufernummer zugeordnet wird und die Rechenregeln vorher feststehen.
Dazu kommen Sonderfälle, die vorher geregelt sein sollten: reduzierte Sätze für Helfer, Spendenware, Rundung der Auszahlung und der Umgang mit verlorenen Teilen.
Verkäuferin mit Nummer 215 gibt 40 Artikel ab, davon werden 26 für zusammen 118,50 Euro verkauft. Der Markt nimmt 18 Prozent Provision und 3 Euro Gebühr.
Hat sie eine Helferschicht übernommen und der Markt gewährt dafür 10 statt 18 Prozent, beträgt die Provision 11,85 Euro und die Auszahlung 103,65 Euro. Solche Boni legt der Veranstalter je Schicht fest; Basarchef rechnet sie automatisch ein.
Jeder Verkauf muss der Verkäufernummer zugeordnet werden, sonst gibt es abends keine Grundlage. Drei Wege sind verbreitet:
Kasse auf Tablet, Rechner oder Handy. Der QR-Code auf dem Etikett wird mit der Kamera oder einem Scanner erfasst, Kartenzahlung läuft über SumUp, der Beleg kommt als Link. Mehrere Kassen arbeiten parallel am selben Markt; nur freigeschaltete Kassierer kommen hinein.
Unabhängig vom Verfahren gilt: Kassen nur mit freigeschalteten Kassierern besetzen, Wechselgeld vorher zählen und dokumentieren, und Stornos nur mit Vier-Augen-Prinzip.
Verkäufer holen ihre unverkaufte Ware ab und bekommen gleichzeitig das Geld. Das verlangt eine fertige Abrechnung je Nummer bis zur Abholung, ausreichend Bargeld in passender Stückelung und eine Quittung je Auszahlung. Vorteil: Alles ist an einem Abend erledigt. Nachteil: Die Kasse muss in der Stunde nach Marktende ausgezählt und aufgeteilt sein.
Verkäufer hinterlegen bei der Anmeldung ihre Bankverbindung, der Veranstalter überweist gesammelt. Weniger Bargeld in der Halle, aber Aufwand beim Übertragen von 150 Beträgen. Mit einer Auszahlungsliste als Export geht das in einer halben Stunde.
Viele Veranstalter runden die Auszahlung auf volle 50 Cent oder ganze Euro ab, damit die Barauszahlung ohne Kleingeld auskommt. Die Regel gehört in die Teilnahmebedingungen, damit niemand über 37 Cent diskutiert. Basarchef kennt die Rundungsstufe als Markteinstellung und weist die Differenz getrennt aus.
Nach dem Markt braucht der Verein eine Abrechnung, die der Kassenwart versteht: Gesamtumsatz, Summe der Auszahlungen, einbehaltene Provision, Gebühren, Kartenzahlungen getrennt von Bargeld, Kassendifferenz. Verkäufer wollen ihrerseits eine Aufstellung, welche Artikel verkauft wurden und welche zurückkamen. Wer beides aus einem System bekommt, spart die Tabellen-Abende. Basarchef erstellt den Marktbericht für den Veranstalter, die Abrechnung je Verkäufer und die Unterschriftenliste für die Auszahlung, jeweils als PDF.
Aufbewahren sollte der Verein die Abrechnung wie jeden anderen Beleg, in der Regel zehn Jahre. Für die Plattformnutzung stellt Basarchef nach Marktende eine ordentliche Rechnung aus: 0,50 Euro je aktivem Verkäufer und 0,5 Prozent vom Umsatz, siehe Preise.
Es gibt keine gesetzliche Grenze. Üblich sind 15 bis 20 Prozent. Höhere Sätze schrecken Verkäufer ab, niedrigere decken Halle und Material oft nicht.
Das hängt von Gemeinnützigkeit, Zweckbetrieb und Kleinunternehmerregelung ab. Die Frage gehört zum Steuerberater oder Vereinsverband; die Abrechnung sollte Provision und Gebühren jedenfalls getrennt ausweisen.
Bei Barauszahlung am selben Abend mit der Abholung der Restware, bei Überweisung innerhalb weniger Tage. Beides sollte vorher auf der Marktseite stehen.
Die meisten Veranstalter schließen eine Haftung in den Teilnahmebedingungen aus. Mit Artikellisten lässt sich zumindest feststellen, welche Teile weder verkauft noch zurückgegeben wurden.